Aktivitas bisnis siklus pendapatan

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

• empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

• Entri pesanan penjualan

• Pengiriman

• Penagihan dan Piutang Usaha

• Penagihan Kas

1)Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Entri Pesanan Penjualan:

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap :

1. Mengambil pesanan dari pelanggan

2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3. Memeriksa ketersediaan persediaan

2)Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Pengiriman :

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

1. Mengambil dan mengepak pesanan

2. Mengirim pesanan tersebut

3)Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Penagihan dan Piutang Usaha :

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

1. Penagihan ke para pelanggan

2. Memelihara data piutang usaha

4) Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Penagihan Kas :

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

1. Menangani kiriman uang pelanggan

2. Menyimpannya ke bank

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

• Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :

1. Mengambil pesanan dari pelanggan

2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3. Memeriksa ketersediaan persediaan

• Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:

• Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan

• Uji kewajaran

• Persetujuan kredit

• Otorisasi umum, Batas kredit

• Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

• Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.

• Internally generated documents produced by sales order entry:

• Pesanan penjualan

• Slip pengepakan

• Kartu pengambilan barang

Pengiriman (Aktivitas 2)

• Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory.

• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:

  • Menentukan metode pengiriman.

  • in-house

  • outsource

• Dokumen, catatan, dan prosedur:

  • Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.

  • Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.

  • Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)

• Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:

1. Invoicing customers

2. Maintaining customer accounts

• Jenis sistem penagihan:

• Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.

• Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.

• Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.

• Metode-metode pengurusan piutang dagang:

• Metode faktur terbuka

• Metode pembayaran gabungan

• Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.

Penagihan Kas (Aktivitas 4)

• Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:

1. Kasir

2. Fungsi piutang dagang

• Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:

  1. Pentingnya pengurangn pencurian kas.

  2. Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.

  3. Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit.

• Dokumen, catatan, dan prosedur:

  1. Cek diterima dan dikirim (disimpan).

  2. Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.

  3. The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

  • Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

  • Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

• Menentukan ketersediaan persediaan.

• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.

• Menentukan harga produk dan jasa.

• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.

• Memilih metode untuk mengirim barang.

• Apakah contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?

  • Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

  • Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

  • Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

  • Kepuasan pelanggan

  • Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

  • Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

Pengendalian Tujuan Ancaman, dan Prosedur

• Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:

  • Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.

  • Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

  • Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.

  • Semua transaksi dicatat dengan akurat.

  • Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.

  • Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Ancaman dan prosedur pengendalian aplikasi entri pesanan penjualan

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat	Pemeriksaan edit entri data
2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk	Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.
3. Legitimasi pesanan	Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business
4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.	Sistem pengendalian persediaan

Ancaman dan prosedur pengendalian aplikasi pengiriman

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Kesalahan pengiriman: Brg. Dag. Yang salah Jumlah Yang salah Alamat yang salah	Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; pengendalian aplikasi entri data
2. Pencurian persediaan	Batasi akses fisik ke persediaan; Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat

Ancaman dan prosedur pengendalian aplikasi penagihan dan piutang usaha

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Kegagalan untuk menagih pelanggan	Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan
2. Kesalahan dalam penagihan	Pengendalian edit entri data Daftar harga
3. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha	Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan

Ancaman dan prosedur pengendalian aplikasi penagihan KAS

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Pencurian Kas	Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Model Data Siklus Pendapatan

• The REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operating data.

• A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following information:

• Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan

• Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas)

• The primary external agent (customer) as well as the various internal agents involved in revenue cycle activities

Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan Data Operasional

Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

• Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan

• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak

• Menentukan ketersediaan persediaan

• Memilih metode untuk mengirim barang

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

• Menentukan harga produk dan jasa

• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek

• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja

SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan

• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan

• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

• Keefektifan iklan dan promosi

• Kinerja staf penjualan

• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit